die eRechnungs-Pflicht ab dem 01.01.2025
Wir als Verein sind davon betroffen und müssen ab dem 01.01.2025 eRechnungen empfangen können.
Hier ein paar allgemeine Informationen zu diesem Thema:
Diese Art Rechnung ist genauso, wie sie empfangen (elektronisch / digital) wurde, also unverändert und ohne Umbennung, zu archivieren und 10 Jahre aufzubewahren - die Aufbewahrungsfrist ist unverändert wie auch heute schon. Wer eine andere Bezeichnung benötigt, um direkt über den Namen mit der Rechnung schon etwas zu verbinden, kann eine KOPIE mit anderem Namen zusätzlich speichern.
Diese Art Rechnung - die eRechnung - gibt es in unterschiedlichen Varianten - einfach erklärt:
a) ZUGFeRD - als PDF lesbar mit integriertem XML-Code entsprechend der technischen
Anforderungen der Finanzverwaltung
b) XRechnung - nicht ohne weiteres lesbar mit XML-Code
hier gibt es z. B. ein kostenloses Lesetool --> https://www.ultramarinviewer.de - ein eRechnungs-Viewer
Eine einfache Papier- oder PDF-Rechnung gilt dann nicht mehr als Finanzverwaltungskonform!
Wir als Verein sind verpflichtet, solche Rechnungen entsprechend der gesetzlichen Vorgaben empfangen zu können und müssen sie archivieren.
Dafür haben wir eine neue Mail-Adresse eingerichtet, die NUR für Rechnungen ans Büro gilt:
rechnung[at]tus-neuenhaus[punkt]de
Diese Mail-Adresse kann bei Bedarf gerne an Rechnungssteller weitergegeben werden - sie findet sich auch auf der Homepage, aktuell unter der 'Erreichbarkeit TuS Neuenhaus' auf der rechten Seite.
Warum ist das für uns wichtig?
In den Abteilungen bekommt man teilweise auch Rechnungen, wenn dort etwas bestellt wird.
Bestellt man als Privatperson, so gilt B2C - Firma an Privat - da reicht eine einfache PDF-Rechnung, die wir bekommen.
Bestellt man als TuS Neuenhaus, so gilt B2B - Firma an Firma - da gilt grudsätzlich eRechnungspflicht und es reicht eine einfache PDF-Rechnung nicht mehr aus.
Wenn also im Zuge der Tätigkeit im Verein, also als Vereinsvertreter und im Namen des Vereins, etwas bestellt und geliefert wird, wird es aller Voraussicht nach eine eRechnung geben. Sind sie nicht als PDF lesbar (ZUGFeRD), benötigt man z. B. das o. g. Tool, mit dem das Dokument lesbar wird, damit man die Rechnung bezahlen kann. Wenn man diese Rechnungen lesbar macht, kann man das Ergebnis bei Bedarf als zusätzliches Dokument im PDF-Format speichern oder drucken. Oder die Rechnung wird direkt ans Büro weitergeleitet, wo sie dann geprüft und bezahlt wird.
Wie schon oben gesagt, die originale Rechnung muss auch mit genau der originalen Bezeichnung archiviert werden, sie darf nicht umbenannt und auch nicht in ihrem Namen ergänzt werden.
Wenn Abrechnungen in Abteilungen gemacht werden ist sicherzustellen, dass alle digitalen Originale im Zuge der Abrechnungen mit ans Büro gegeben werden. Eine Kennzeichnung in der Abrechnung, dass es sich um eine eRechnung handelt, wäre dabei für das Büro zumindest in der ersten Zeit sehr hilfreich.
Wir starten wie wir müssen!
In dieses Thema müssen wir jetzt alle langsam reinwachsen und uns daran gewöhnen. Wer mehr dazu wissen möchte kann sich einiges unter
https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
ansehen und auch sonst ist das Internet sehr vielfältig und interessant dazu aufgestellt.
Wir haben entschieden, wie wir als TuS Neuenhaus mit diesem Thema zu Beginn umgehen werden und unserer Meinung nach sind wir für das, was wir im TuS dazu mitbringen müssen, ausreichend gut aufgestellt. Und natürlich werden wir alle in unserem Verein, die hier Berühungspunkte und Fragen haben, immer unterstützen und auf dem Laufenden halten.
Stephan Forke
Vorsitzender
kurzer Hinweis:
Übergangsfristen und betragliche Grenzen für die Rechnungsstellung sind für uns erstmal nicht entscheidend und Erläuterungen dazu würden hier den Rahmen sprengen. In den genannten Links gibt es aber auch dazu Informationen.